勤哲Excel服務(wù)器實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理系統(tǒng)的郵件提醒

信息化，如今已經(jīng)成為了各行業(yè)企業(yè)發(fā)展的根本所在，它不僅開(kāi)始應(yīng)用于企業(yè)日常業(yè)務(wù)、產(chǎn)品端，也開(kāi)始覆蓋企業(yè)日常辦公溝通環(huán)節(jié)中。比如，郵件系統(tǒng)被認(rèn)為是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是信息流通的重要通道。不少企業(yè)主表示，傳統(tǒng)的舊郵件系統(tǒng)很難滿足公務(wù)員日常辦公需求。

主要表現(xiàn)為，舊的郵件系統(tǒng)無(wú)垃圾郵件過(guò)慮，存在重大安全隱患；郵箱資源少，訪問(wèn)速度慢；郵件收發(fā)不穩(wěn)定，經(jīng)常出錯(cuò)。顯然，舊郵件系統(tǒng)已經(jīng)和需求脫節(jié)，給辦公帶來(lái)不利影響?；谏鲜鲈?，企業(yè)需要一個(gè)性能更出色的郵件系統(tǒng)，來(lái)為員工提供郵件服務(wù)。經(jīng)過(guò)多方考證，勤哲Excel服務(wù)器的信息化技術(shù)設(shè)計(jì)推廣應(yīng)用后，得到用戶的良好反饋。

郵件系統(tǒng)搭載信息化技術(shù)有何作用？

其一，穩(wěn)定，收發(fā)郵件不會(huì)丟失。穩(wěn)定，是郵件用戶的首要考慮因素，也是勤哲Excel服務(wù)器的突出特點(diǎn)之一。郵件系統(tǒng)的穩(wěn)定性來(lái)源于勤哲Excel服務(wù)器郵件技術(shù)實(shí)力，勤哲Excel服務(wù)器將運(yùn)營(yíng)級(jí)別的郵件技術(shù)應(yīng)用于普通規(guī)模用戶的郵件系統(tǒng)，系統(tǒng)架構(gòu)科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，使普通用戶也能享受到運(yùn)營(yíng)級(jí)別的郵件服務(wù)。其二，安全，擺脫垃圾郵件困擾。勤哲Excel服務(wù)器采用了世界上領(lǐng)先的反垃圾郵件技術(shù)，用戶不僅節(jié)省一筆硬件投資，而且減輕后期維護(hù)負(fù)擔(dān)。其三，高效，郵件系統(tǒng)功能完善。勤哲Excel服務(wù)器讓郵件的收發(fā)速度讓用戶有了全新的體驗(yàn)。郵件系統(tǒng)的附加的功能也有助于提高辦公效率。

勤哲Excel服務(wù)器的具體應(yīng)用舉例

眾所周知，信息化建設(shè)是一場(chǎng)革命，而基礎(chǔ)信息化建設(shè)是革命的源頭。勤哲Excel服務(wù)器郵件系統(tǒng)的全面應(yīng)用，大大了加強(qiáng)了企業(yè)的基礎(chǔ)信息化的建設(shè)，為推動(dòng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展和建設(shè)提供了強(qiáng)有力的支持。

配置ES的郵件通知的郵件服務(wù)器設(shè)置

上圖是勤哲Excel服務(wù)器一個(gè)配置樣例，客戶可以配置自己的郵件服務(wù)器設(shè)置。配置好后，點(diǎn)擊測(cè)試按鈕，彈出“測(cè)試成功”代表配置正確，下圖所示

應(yīng)用場(chǎng)景介紹

工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的提醒：

勤哲Excel服務(wù)器工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的郵件提醒包括以上的三種類(lèi)型：

1）待辦事宜郵件通知

2）到期提醒郵件通知

3）辦理完成郵件通知

現(xiàn)以類(lèi)型1，“待辦事宜郵件通知”為例，舉例說(shuō)明

如圖的審批節(jié)點(diǎn)，點(diǎn)擊執(zhí)行權(quán)限頁(yè)簽，我們看到該節(jié)點(diǎn)的辦理的角色是銷(xiāo)售部長(zhǎng)， 因此，我找一個(gè)具備銷(xiāo)售部長(zhǎng)這個(gè)角色的人員，給他的人員屬性里填上他的郵箱。下圖所示：

準(zhǔn)備好以上的基本設(shè)置后，來(lái)填一張訂單模板，流轉(zhuǎn)到肖部長(zhǎng)審核，看看能否收到郵件通知

填報(bào)保存以上表單。

如圖，肖部長(zhǎng)的郵箱（1143654467@qq.com），收到了來(lái)自交辦人admin發(fā)來(lái)的工作流待辦的提醒。

如果你的智能手機(jī)上有你的郵箱的APP，或在騰訊TIM上綁定了你的郵箱，你也會(huì)手機(jī)上收到郵件提醒，并能打開(kāi)看到該郵件。

有的客戶說(shuō)，嗯，有待辦事宜能通過(guò)郵件收到提醒。如果是有一項(xiàng)工作，它有完成時(shí)限的要求，比如某項(xiàng)工作給某個(gè)人去辦理，需要他在3天以內(nèi)完成，有待辦事項(xiàng)的時(shí)候通過(guò)以上的功能可以通知到這個(gè)人，但他忘了，能不能在到期前某個(gè)時(shí)間點(diǎn)再提醒下他，以提醒這個(gè)人辦理。

這個(gè)問(wèn)題就涉及到了類(lèi)型2的工作流提醒：即“到期提醒郵件通知”

設(shè)置如下：

點(diǎn)擊工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的屬性，點(diǎn)擊【完成時(shí)限】頁(yè)簽，做如上的設(shè)置。

怎么樣，您讀懂了以上的設(shè)置嗎？

這不需要模板設(shè)計(jì)者有編程的知識(shí)，你只需要了解自身的業(yè)務(wù)邏輯就行。

有的客戶又說(shuō)，那如果到了期限后這個(gè)人還沒(méi)有辦理，能不能自動(dòng)提交？

答案是：也可以！

看上圖的下方有個(gè)選項(xiàng)“到期后自動(dòng)提交，請(qǐng)?jiān)谟行^(qū)域選項(xiàng)卡中輸入自動(dòng)提交所需要填充的數(shù)據(jù)項(xiàng)內(nèi)容。”

這個(gè)選項(xiàng)就是用來(lái)干這個(gè)的。

再看類(lèi)型3“辦理完成郵件通知”

舉個(gè)例子，比如，“訂單”這個(gè)模板填報(bào)后，工作流到了“銷(xiāo)售經(jīng)理”這個(gè)角色進(jìn)行審核。這個(gè)待辦的“審核”節(jié)點(diǎn)是“搶先式”。而銷(xiāo)售經(jīng)理這個(gè)角色，可能不止一個(gè)人，比如他有兩個(gè)或多個(gè)人。 那么當(dāng)這兩個(gè)或多個(gè)人同時(shí)收到了同一個(gè)待辦，有一個(gè)完成審核任務(wù)后，郵件會(huì)把完成審核的通知推送到其他銷(xiāo)售經(jīng)理，以提示其他銷(xiāo)售經(jīng)理，不用辦理了，XXX已經(jīng)辦了。

好了，工作流的郵件推送基本上已經(jīng)說(shuō)完，大家去試一下，就明白了。

需要有一點(diǎn)補(bǔ)充的就是，郵件提醒的內(nèi)容也是可以自定義的

點(diǎn)擊…進(jìn)行郵件主題或郵件正文的自定義，不再贅述！

表間公式里的回寫(xiě)（新建郵件）的應(yīng)用

還是舉個(gè)例子說(shuō)，假如上圖所示是采購(gòu)訂單。圖中的E-mail 填寫(xiě)了供應(yīng)商的電子郵件地址，客戶想要在填報(bào)本公司如上的采購(gòu)訂單后，直接把該采購(gòu)訂單通過(guò)郵件的附件形式發(fā)給供應(yīng)商。供應(yīng)商在收到郵件后，按照訂單進(jìn)行發(fā)貨。

這就用到了表間公式里“新建郵件”公式的應(yīng)用。

新建如圖所示的新建郵件表間公式

注意下圖所示的勾選

勾選以上選項(xiàng)。如果不想讓對(duì)方看到訂單的某些字段值，可以勾選“在表單附件文件中僅部分字段內(nèi)容可見(jiàn)”，然后選擇可見(jiàn)的內(nèi)容，好了，設(shè)置好后，我填報(bào)一張采購(gòu)訂單，如下圖：

沒(méi)錯(cuò)，假如我這個(gè)E-Mail地址就是供應(yīng)商的，填報(bào)后，保存。

叮咚，剛才我的手機(jī)提醒我，郵件到了!

為了展示更清楚，我用電腦打開(kāi)該郵件，展示給大家：

注意，里面的郵件標(biāo)題和郵件內(nèi)容都是我自定義的，你也能。

下載郵件附件的excel表格，打開(kāi)如下：

以此類(lèi)推，你可以想象更多的場(chǎng)景，結(jié)合自身的業(yè)務(wù)需求。 比如，客戶購(gòu)買(mǎi)你的產(chǎn)品，做出庫(kù)單后，自動(dòng)通過(guò)郵件通知客戶他要的貨已出庫(kù)，該如何設(shè)置呢？不妨自己試試看！

自定義查詢里的郵件推送

設(shè)置如上圖所示，這個(gè)我就不再舉例了?？梢苑棚w我們的想象。

總結(jié)

綜上所述，勤哲Excel服務(wù)器與郵件系統(tǒng)的結(jié)合，讓郵寄推送真是妙不可言，成本低，性價(jià)比高。員工生日祝福？郵件推；保險(xiǎn)行業(yè)的客戶保險(xiǎn)到期了，推；銀行的信用卡還款時(shí)間到了，銀行推；要采購(gòu)了，推；出庫(kù)了，要告知客戶，推......，客戶的智慧是無(wú)窮的，想到什么就推什么！如果企業(yè)對(duì)于勤哲Excel服務(wù)器有任何推送問(wèn)題，可添加微信進(jìn)一步溝通！

免責(zé)聲明：市場(chǎng)有風(fēng)險(xiǎn)，選擇需謹(jǐn)慎！此文僅供參考，不作買(mǎi)賣(mài)依據(jù)。

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